Novi Zakon o Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama

Intencija zakonodavca za donošenjem novog Zakona o Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama proizlazi iz nekoliko razloga od kojih možemo istaknuti sljedeće: kvalitetnijeg i učinkovitijeg upravljanja ljudskim potencijalima te centraliziranog obračuna plaća zaposlenih u državnoj službi i javnim službama; uvođenja obveze korištenja Registra i COP-a za sve proračunske korisnike državnog proračuna, čime se želi povećati transparentnost sustava plaća u državnoj službi i javnim službama tako što će na jednom mjestu biti dostupni podaci o plaćama svih onih kojima se plaće isplaćuju iz državnog proračuna; standardiziranost sustava plaća na način da svi proračunski korisnici obračunavaju i isplaćuju plaće pomoću istog informacijskog sustava – COP-a u kojemu su zadani parametri za obračun plaće u skladu s važećim propisima koji se odnose na plaće zaposlenih u državnoj i javnim službama (takav informacijski sustav u kojemu se parametri ažurno mijenjaju i kontroliraju, smanjuju mogućnost ljudske pogreške pri obračunu plaća, a posljedično i mogućnost sudskih tužbi zbog pogrešno obračunatih i isplaćenih plaća); povećanja nadzora nad namjenskim trošenjem sredstava državnog proračuna namijenjenih rashodima za zaposlene, tako što će COP omogućiti uvid u obračunate i isplaćene plaće svakog proračunskog korisnika državnog proračuna. Na taj način omogućiti će se provjera obračuna i isplate plaća sukladno važećim propisima i namjeni za koju su sredstva planirana.

Također, Nacionalnim planom oporavka i otpornosti 2021. – 2026. predviđena je investicija C2.2.R2-I1 – Novi modeli rada i plaća u državnoj i javnim službama, u okviru koje će se provesti reforma sustava plaća. Preduvjet za provedbu te reforme je uvođenje obveze točnog i ažurnog vođenja podataka o zaposlenicima u Registru te obračuna njihovih plaća u COP-u, a što će se postići kroz donošenje novog Zakona.

Stoga je u tu svrhu izrađen Prijedlog Zakona o Registru zaposlenih i centraliziranom obračunu plaća u državnoj službi i javnim službama, koji je nakon prolaska zakonodavne procedure u Hrvatskom saboru usvojen, te stupio na snagu 10. lipnja 2023. godine. Shodno tome, u nastavku teksta, bit će više riječi o predmetnoj tematici.

Registar zaposlenih u državnoj službi i javnim službama

Registar zaposlenih u državnoj službi i javnim službama (u nastavku teksta: Registar) je središnja baza podataka o zaposlenicima i vanjskim suradnicima u državnoj službi i javnim službama koja se vodi radi kvalitetnog i učinkovitog upravljanja ljudskim potencijalima i centraliziranog obračuna plaća u državnoj službi i javnim službama. Registar se vodi u elektroničkom obliku.

Centralizirani obračun plaća u državnoj službi i javnim službama

Centralizirani obračun plaća u državnoj službi i javnim službama (u nastavku teksta: COP) je informacijski sustav za obračun i isplatu plaća, ostalih materijalnih prava, naknada i drugog dohotka zaposlenicima i vanjskim suradnicima u državnoj službi i javnim službama.

Iznimno, plaće, ostala materijalna prava, naknade i drugi dohodak za zaposlenike u diplomatsko-konzularnim predstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu, te druge izaslane zaposlenike u inozemstvo, ne obračunavaju se putem COP-a.

Registar i COP su u vlasništvu Republike Hrvatske.

Pojam javna služba

Novim Zakonom definira se pojam javnih službi koji obuhvaća:

a) pravne osobe koje su kao proračunski korisnici državnog proračuna navedene u Registru proračunskih i izvanproračunskih korisnika državnog proračuna

b) Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje, Hrvatski zavod za zapošljavanje i Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje

c) osnovnoškolske i srednjoškolske ustanove čiji je osnivač Republika Hrvatska ili jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, kojima se sredstva za plaće osiguravaju u državnom proračunu, sukladno posebnom propisu kojim se uređuje odgoj i obrazovanje

d) ostale pravne osobe iz sustava znanosti i obrazovanja kojima se sredstva za plaće osiguravaju u državnom proračunu i

e) javne ustanove kojima Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje osigurava sredstva za troškove pružanja zdravstvene zaštite osiguranim osobama

Preciznim definiranjem pojma javnih službi rješavaju se nejasnoće proizašle iz dosadašnje definicije javnih službi. Naime, iz dosadašnje definicije javnih službi nije bilo jasno smatraju li se javnom službom ustanove koje iz državnog proračuna primaju sredstva za plaće u neznatnom postotku u odnosu na ukupni iznos sredstava za plaće, nije preciziran postotak financiranja sredstava za plaće iz državnog proračuna na osnovu kojeg se neka ustanova smatra javnom službom niti način utvrđivanja ustanova i pravnih osoba kojima se sredstva za plaće osiguravaju u državnom proračunu (uvidom u proračun ili bazu podataka s popisom ustanova i sl.).

Iz navedenog proizlazi da se primjena Zakona odnosi i na osnovnoškolske i srednjoškolske ustanove, s obzirom da se sredstva za njihove plaće osiguravaju u državnom proračunu.

Obrada podataka u Registru

Obrada podataka u Registru provodi se u svrhu upravljanja ljudskim potencijalima, a obrada podataka u COP-u u svrhu obračuna i isplate plaća, ostalih materijalnih prava, naknada i drugog dohotka zaposlenicima u državnoj službi i javnim službama.

Državna tijela i javne službe obvezni su unositi podatke o svojim zaposlenicima u Registar, te obračunavati i isplaćivati plaće, ostala materijalna prava, naknade i drugi dohodak svojim zaposlenicima putem COP-a, neovisno o izvorima financiranja u državnom proračunu iz kojih se isplaćuju.

Također, državna tijela i javne službe obvezni su unositi podatke o vanjskim suradnicima u Registar, te obračunavati i isplaćivati drugi dohodak i ostale naknade putem COP-a. Unos podataka u Registar obavlja se na temelju podataka iz dokumenata sadržanih u osobnim dosjeima zaposlenika, odnosno iz dokumenata vanjskih suradnika, te korištenjem autentičnih izvora podataka dostupnih putem državne informacijske infrastrukture.

Za razliku od dosadašnjeg Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru ("Narodne novine", broj 34/11.), kojim nije izrijekom bila propisana obveza obračuna i isplate plaća putem sustava za centralizirani obračun plaća, novim se Zakonom navedena obveza izrijekom propisuje i odnosi se na obračun i isplatu plaća zaposlenicima kao i na obračun i isplatu ostalih materijalnih prava, drugog dohotka, te naknada, neovisno o izvorima financiranja u državnom proračunu iz kojih se isplaćuju. Ujedno se propisuje i obveza unošenja podataka o vanjskim suradnicima kao i obračun drugog dohotka i naknada vanjskim suradnicima. Na taj način sve isplate iz državnog proračuna na ime plaća i naknada moraju biti provedene kroz COP, čime se na jednom mjestu omogućuje uvid o svim isplatama na ime rashoda za zaposlene.

Sadržaj, prikupljanje, obrada i čuvanje podataka

Državnatijela i javne službe prvi unos podataka o zaposleniku obavljaju danom početka rada zaposlenika, a najkasnije do kraja mjeseca u kojem je zaposlenik počeo raditi.

Sve promjene podataka o zaposleniku, a osobito one koje utječu na ostvarivanje prava iz službe, odnosno radnog odnosa, ovlaštena osoba državnog tijela, odnosno javne službe dužna je unijeti u Registar po primitku dokumentacije iz koje su promjene vidljive (na primjer, u Registar je potrebno odmah unijeti promjene podataka koje će utjecati na plaću zaposlenika kao što je promjena koeficijenta složenosti poslova radnog mjesta, potom podatke koji će utjecati na trajanje godišnjeg odmora zaposlenika, plaćeni dopust, stjecanje prava na jednokratnu pomoć i slično).

Sadržaj podataka u Registru, način njihova prikupljanja i obrade, čuvanje podataka i mjere za zaštitu podataka propisuje uredbom Vlada Republike Hrvatske. Naime, Vlada Republike Hrvatske će navedenu Uredbu donijeti najkasnije u roku od šest mjeseci od dana stupanja na snagu Zakona. Treba naglasiti da do stupanja na snagu nove Uredbe, ostaje na snazi Uredba o sadržaju, načinu prikupljanja i obrade, te mjerama zaštite podataka o Registru zaposlenih u javnom sektoru ("Narodne novine", br. 55/11. i 57/20.).

Zaštita osobnih podataka

Na prikupljanje i daljnju obradu podataka iz Registra i COP-a primjenjuju se propisi kojima se uređuje zaštita osobnih podataka, tajnost podataka i informacijska sigurnost.

Zaposlenik u državnoj službi i javnim službama ima pravo uvida u podatke u Registru koji se na njega odnose.

Nadzor nad obradom osobnih podataka u Registru i COP-u obavlja Agencija za zaštitu osobnih podataka.

Davanje podataka iz Registra i COP-a

Podaci iz Registra i COP-a daju se na temelju pisanog zahtjeva fizičke ili pravne osobe, u skladu s propisima o pravu na pristup informacijama, zaštiti osobnih podataka i tajnosti podataka.

Državno tijelo i javna služba daju podatke iz Registra i COP-a koji se odnose na to državno tijelo i javnu službu. Tijelo državne uprave daje zbirne podatke koji se odnose na druga državna tijela i javne službe nad kojima obavlja nadzor sukladno posebnom zakonu.

Ukoliko se upit fizičke ili pravne osobe odnosi na sustav osnovnih škola, tada će zbirne podatke dati resorno Ministarstvo znanosti i obrazovanja, jer ono obavlja nadzor nad radom škola prema posebnom zakonu i ima uvid u podatke u Registru i COP-u koji se odnose na škole i njihove zaposlenike. Državna tijela i javne službe odgovorni su za pravodobno i točno vođenje podataka o svojim zaposlenicima u Registru i COP-u.

Ukoliko bi iz posebnog propisa (na primjer, granskog kolektivnog ugovora za određeni resor) proizišla dvojba oko načina obračuna i isplate pojedinog materijalnog prava, tada tijela državne uprave daju izvršitelju obrade podataka pisanu uputu o načinu obračuna i isplate pojedinog materijalnog prava koje je utvrđeno posebnim propisima iz njihove nadležnosti, uz suglasnost tijela državne uprave nadležnog za službeničke odnose. Takvim zakonskim normiranjem želi se onemogućiti različito tumačenje određenog materijalnog prava od strane korisnika Registra iz određenog resora kao i njihovi različiti načini obračuna.

Upravljački odbor

Za praćenje ostvarenja svrhe i ciljeva Registra osniva se Upravljački odbor. Naime, Upravljački odbor predlaže Vladi Republike Hrvatske odluke i razvojne smjernice u vezi s Registrom, radi boljeg upravljanja ljudskim potencijalima i unaprjeđenja COP-a.

Upravljački odbor čine predsjednik Upravljačkog odbora, koji se imenuje iz tijela državne uprave nadležnog za službeničke odnose, te po jedan član iz tijela državne uprave nadležnog za službeničke odnose, tijela državne uprave nadležnog za financije, tijela državne uprave nadležnog za radne odnose i izvršitelja obrade podataka.

Predsjednika i članove Upravljačkog odbora imenuje i razrješava odlukom Vlada Republike Hrvatske. Članovi Upravljačkog odbora iz tijela državne uprave predlažu se iz reda državnih dužnosnika, a zamjenici iz reda rukovodećih državnih službenika.

Upravljački odbor sastaje se na poziv predsjednika Upravljačkog odbora po potrebi, a najmanje dva puta godišnje.

Prekršajne sankcije

Za nepridržavanje zakonskih pravila propisane su prekršajne sankcije, odnosno novčane kazne. Shodno tome,novčanom kaznom u iznosu od 1000,00 do 5000,00 eura kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba državnog tijela, odnosno javne službe:

• ako u Registru ne vodi podatke na propisani način
• ako putem COP-a ne obračunava i ne isplaćuje plaće, naknade i ostala materijalna prava svojim zaposlenicima
• ako putem COP-a ne obračunava i ne isplaćuje drugi dohodak i ostale naknade vanjskim suradnicima

Propisivanje odgovorne osobe u pravnoj osobi kao počinitelja prekršaja, znači da bi za počinjeni prekršaj odgovarala odgovorna osoba po načelu krivnje, odnosno ona osoba kojoj je povjereno obavljanje određenih poslova iz područja državnog tijela, odnosno javne službe kao pravne osobe.

Prijelazne odredbe

Financijskoj agenciji kao izvršitelju obrade podataka propisuje se obveza da u roku od godine dana od dana stupanja na snagu Zakona izvrši potrebne dorade u COP-u kako bi se omogućio obračun i isplata drugog dohotka i ostalih naknada vanjskim suradnicima. Državnim tijelima i javnim službama ostavlja se rok za početak obračuna i isplate drugog dohotka i ostalih naknada u COP-u (šest mjeseci od dana kada od izvršitelja obrade podataka dobiju obavijest da je takav obračun moguć u COP-u). Navedeni rok  je neophodan kako bi državna tijela i javne službe imali dovoljno vremena za pripremne radnje (unos podataka u informacijski sustav) i otkazivanje ugovora dotadašnjim dobavljačima čije su programe koristili za obračun drugog dohotka.

Bernard Iljazović