U travnju 2022. godine na snagu je stupio novi Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti donesen zbog potrebe usklađivanja nacionalnog zakonodavstva s pravnom stečevinom Europske unije, odnosno usklađivanja i harmonizacije s Direktivom (EU) 2019/1937 Europskog parlamenta i vijeća o zaštiti osoba koje prijavljuju povrede prava Unije od 23. listopada 2019. godine (dalje u tekstu: Direktiva).
U prethodnim člancima smo razmotrili okolnosti u kojima je Zakon donesen te izložili njegove najvažnije odredbe. U prvom članku ove serije posebnu smo pažnju posvetili korupciji kao društvenom fenomenu te smo naglasili aktivnu ulogu svakog pojedinca u borbi protiv te neželjene pojave, a kao dokaz tome smo istaknuli neke od svjetski poznatih afera. U drugom članku ove serije mogli ste pročitati kada prijavitelji nepravilnosti stječu pravo na zaštitu i u čemu se ona sastoji, koja su tri postupka prijavljivanja nepravilnosti uspostavljena zakonom te kako se oni pokreću.
U ovom, posljednjem članku serije pojasnit ćemo koje su prednosti uspostave kvalitetnog unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti, zatim kada su poslodavci dužni uspostaviti unutarnji sustav prijavljivanja nepravilnosti i što sve takav sustav podrazumijeva, te kakvu ulogu u tom postupku imaju odvjetnici, ali i moderna tehnologija, konkretno Whistleblower Software.
Razlozi za uspostavu (kvalitetnog) sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti
Kako smo ranije pisali, borba protiv korupcije je jedan od važnih razloga za uspostavu novog regulatornog okvira zaštite prijavitelja nepravilnosti, no korupcija je samo jedan od oblika nepravilnosti koji mogu pogoditi i naštetiti organizaciji te javnom interesu.
Drugi oblici nepravilnosti uključuju prijevaru poput, npr. prijevare s financijskim izvještajima ili protupravno prisvajanje imovine poput novca ili inventara. Prema istraživanju o vrstama i načinima prijevarama u hrvatskom gospodarskom okruženju koje je prevelo Udruženje ovlaštenih istražitelja prijevara Hrvatska, tipični slučaj prijevare uzrokuje 94 tisuće HRK financijskog gubitka mjesečno, a traje 8 mjeseci prije nego što bude otkriven, dok je protupravno prisvajanje imovine najčešći model prijevare koji uzrokuje 3 milijuna HRK medijan financijskog gubitka, a isto toliko gubitka uzrokuju i prijevare s financijskim izvještajima koja je pak najrjeđa metoda prijevare.1
Radi što uspješnijeg otkrivanja i sprječavanja prijevara u radnom okruženju, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti uspostavlja hijerarhiju unutar trodijelne strukture prijavljivanja nepravilnosti te prednost daje unutarnjem sustavu prijavljivanja, odnosno prijavljivanja nepravilnosti poslodavcu.
Razlozi za uspostavu kvalitetnog i učinkovitog sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti brojni, ali tome ipak najbolje svjedoče financijski gubici koje organizacija može pretrpjeti zbog neotkrivenih ili prekasno otkrivenih nepravilnosti počinjenih na njenu štetu.
Daljnja prednost unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti leži i u sprječavanju reputacijske štete koju organizacija može pretrpjeti zbog javnog razotkrivanja nepravilnosti koje se nekad može pokazati i neutemeljenim. Osim toga, neke nepravilnosti ne moraju nužno predstavljati kršenje zakona i stoga imati za posljedicu pokretanje odgovarajućih postupaka pred nadležnim tijelima, ali mogu imati negativne učinke na poslovanje, upravljanje ili zdravu korporativnu atmosferu organizacije, a koje poslodavac može učinkovito riješiti unutarnjim mehanizmima.
Primjerice, trgovačka društva čije su dionice uvrštene na burzu radi trgovanja svakako bi imale koristi od uspostave kvalitetnog i učinkovitog unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti budući da javno razotkrivanje nepravilnosti može značajno utjecati na reputaciju društva, a time i vrijednost dionica. Tome svjedoči primjer Facebooka čija je vrijednost dionica vrtoglavo pala nakon Cambridge – Analytica afere, a neki izvori navode da je tržišna vrijednost Facebooka pala za veći iznos od ukupne vrijednosti McDonald'sa u to vrijeme 2018. godine, odnosno za čak 119 milijardi američkih dolara.2
Zbog prethodno navedenih razloga, Zakonom je određeno koji su poslodavci obvezni imati uspostavljen takav unutarnji sustav, dok se ostale poslodavce koji to nisu dužni učiniti snažno potiče da uspostave unutarnji sustav prijave nepravilnosti.
Uspostavljanje unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti
Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti propisuje da je poslodavac tijelo javne vlasti, fizička ili pravna osoba prema zakonu kojim se uređuju radni odnosi te tijelo javne vlasti, fizička ili pravna osoba kod koje prijavitelj nepravilnosti obavlja profesionalne aktivnosti u radnom okruženju.
Opće je pravilo Zakona da je poslodavac koji zapošljava najmanje 50 radnika dužan uspostaviti sustav unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti, dok oni koji zapošljavaju manje od 50 radnika mogu uspostaviti takav sustav, ali i ne moraju. Iznimno od navedenog pravila, poslodavac koji je obuhvaćen primjenom akata iz dijela I. točke B. i dijela II. Priloga Zakonu dužan je uspostaviti sustav unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti neovisno o broju zaposlenih.
Tako su poslodavci na koje se primjenjuju propisi kojima se uređuju financijske usluge, proizvodi i tržišta te sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma te sigurnosti prometa obvezni uspostaviti unutarnji sustav prijavljivanja nepravilnosti neovisno o tome koliko osoba poslodavac zapošljava.
Iako, dakle, svi poslodavci nisu dužni uspostaviti sustav unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti ranije smo istaknuli koje prednosti poslodavci mogu imati od takvog sustava, a u nastavku će biti više riječi o tome koji su minimalni zahtjevi u pogledu uspostave unutarnjeg sustava nepravilnosti koje poslodavci moraju ispuniti.
Obveze poslodavaca pri uspostavi unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti
Radi uspostave sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti poslodavac prvenstveno mora donijeti pravilnik kojim se uređuje postupak unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti i postupak imenovanja povjerljive osobe i njezina zamjenika te imenovati povjerljivu osobu i njezina zamjenika.
Novi Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti ne sadrži detaljne odredbe o sustavu unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti, već propisuje samo okvir i minimalne zahtjeve u pogledu uspostave sustava unutarnjeg prijavljivanja, a na poslodavcima je pravilnikom taj sustav detaljno urede.
Ipak, prilikom uspostave i implementacije sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti, poslodavci bi svakako trebali uzeti u obzir i druge obveze koje im Zakon nameće, prvenstveno u vezi postupanja sa zaprimljenim prijavama.
Poslodavci bi tako trebali voditi računa o tome da su dužni čuvati podatke zaprimljene u prijavi od neovlaštenog korištenja te voditi evidenciju o prijavama te čuvati prijave u trajnom obliku, bilo da su one podnese pisanim ili usmenim putem. Osim toga, poslodavci su dužni osigurati da sustav za unutarnje prijavljivanje, kao i informacije o njemu, budu lako dostupni svim osobama iz radnog okruženja, razumljivi i učinkoviti u svrhu poticanja prvenstvenog korištenja sustava unutarnjeg prijavljivanja.
Što se tiče samog postupka u vezi s prijavama nepravilnosti, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti sadrži nekoliko općenitih odredbi kojima se uspostavljaju minimalni standardi postupanja sa zaprimljenim prijavama.
Tako je propisano da postupak unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti započinje dostavljanjem prijave povjerljivoj osobi koja je, između ostalog, dužna zaprimiti prijavu nepravilnosti i potvrditi primitak prijave u roku od sedam dana od dana primitka te bez odgode poduzeti radnje potrebne za zaštitu prijavitelja nepravilnosti i radi ispitivanja nepravilnosti. Potom je povjerljiva osoba dužna dostaviti prijavitelju povratnu informaciju o prijavi u pravilu u roku od 30 dana, ali ne duljem od 90 dana od dana potvrde o primitku prijave ili ako potvrda nije poslana prijavitelju, nakon proteka sedam dana od dana podnošenja prijave. Povjerljiva osoba je isto tako dužna pisanim putem izvijestiti nadležno tijelo za vanjsko prijavljivanje nepravilnosti o zaprimljenim prijavama i ishodu postupanja u roku od 30 dana od dana odlučivanja o prijavi.
Druge obveze povjerljive osobe se odnose na čuvanje identiteta prijavitelja nepravilnosti i podataka zaprimljenih u prijavi od neovlaštenog otkrivanja odnosno objave drugim osobama, osim ako to nije suprotno posebnom zakonu te pružanja jasnih i lako dostupnih informacija o postupcima za podnošenje prijave nadležnom tijelu za vanjsko prijavljivanje i, prema potrebi, institucijama, tijelima, uredima ili agencijama Europske unije nadležnim za postupanje po sadržaju prijave nepravilnosti.
S druge strane, poslodavac ne smije utjecati ili pokušati utjecati na postupanje povjerljive osobe i njezina zamjenika prilikom poduzimanja radnji iz njihove nadležnosti potrebnih za zaštitu prijavitelja nepravilnosti.
Prilikom izgradnje vlastitog sustava unutarnjeg prijavljivanja i organizacije poslovanja s obzirom na obveze po Zakonu o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, poslodavcima mogu biti korisne ISO 37002:2021 smjernice za uspostavu sustava upravljanja prijavama nepravilnosti koje sadrže detaljne smjernice za uspostavu, implementaciju i održavanje učinkovitog sustava unutarnjeg prijavljivanja koji će se temeljiti na načelima povjerenja, neovisnosti i zaštite. Smjernice su podijeljene u četiri dijela koji dijelovi ujedno predstavljaju preporučenu strukturu unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti, a to su zaprimanje prijave, zatim procjena nepravilnosti navedenih u prijavi te postupanje po prijavi i, konačno, odlučivanje o prijavi.
Uloga odvjetnika u uspostavljanju i vođenju sustava prijavljivanja nepravilnosti
Kako smo spomenuli, odredbe o sustavu unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti i postupanja sa zaprimljenim prijavama koje sadrži Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti su šture te bi se, u mogućem nedostatku iskustva, poslodavci mogli suočiti s brojnim izazovima prilikom pisanja pravilnika, odnosno uspostavljanja unutarnjeg sustava te, konačno, sa samom organizacijom i provedbom postupka.
Pomoć u tome poslodavcima svakako mogu pružiti odvjetnici kao pravni stručnjaci.
Odvjetnici tako mogu savjetovati poslodavce u pisanju pravilnika i ukazati koje bi sve sastavne dijelove pravilnik morao imati, a to su prvenstveno odredbe kojima se uspostavlja sustav unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti te postupak izbora povjerljive osobe i njezinog zamjenika. Nastavno, odvjetnici mogu pružiti pravnu pomoć poslodavcima u uspostavi unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti koji će biti usklađen, ne samo sa Zakonom o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, već i drugim pozitivnim propisima kojima se uređuje zaštita osobnih i povjerljivih podataka te zaštita i obrada dokumentacije u pogledu obveze trajnog čuvanja zaprimljenih prijava.
Osim toga, odvjetnici mogu savjetovati poslodavce u bilo kojem stadiju ispitivanja i postupanja po prijavi po pitanju eventualnih povreda pozitivnih nacionalnih i europskih propisa.
Konačno, poslodavci mogu imenovati odvjetnike kao povjerljive osobe radi zaprimanja prijava nepravilnosti, komunikacije s prijaviteljem i vođenja postupka zaštite u vezi s prijavom nepravilnosti.
Suočeni s postojećim, brojnim obvezama koje pozitivni propisi nameću poslodavcima u pogledu zaštite radnika, primjerice u pogledu zaštite na radu i zaštite dostojanstva radnika ili zaštite osobnih podataka te dužnosti da poslodavci imenuju povjerljive osobe, odnosno osobe koje su nadležne za ispitivanje eventualnih nepravilnosti iz određenih područja, poslodavci se još jednom susreću s takvom obvezom u poprilično kompleksnom i osjetljivom području zaštite prijavitelja nepravilnosti.
Ispunjenje takve obveze, odnosno imenovanje povjerljive osobe nadležne za zaprimanje prijava nepravilnosti, komunikacije s prijaviteljem i vođenja postupka zaštite u vezi s prijavom nepravilnosti za poslodavce može predstavljati i vremenski i novčani izazov. Izazov se može sastojati i u samom odabiru povjerljive osobe iz reda radnika koja će imati odgovarajuća znanja, i po mogućnosti iskustva, u vođenju unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti i ispitivanja zaprimljenih prijava. Izazov može biti još veći za poslodavce s manjim brojem zaposlenih koji su obvezni ili žele uspostaviti unutarnji sustav prijave nepravilnosti, no nemaju dovoljno ljudskih resursa na raspolaganju ili bi trebali napraviti zahtjevnu reorganizaciju poslovanja u tu svrhu.
Kako bi se poslodavce potaknulo i olakšalo im se uspostavljanje učinkovitog i kvalitetnog unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti, a koje će prijave biti ispitane temeljito, brzo i unutar zakonskog roka, poslodavcima u vođenju unutarnjeg sustava može pomoći, osim odvjetnika, i moderna tehnologija.
Uloga moderne tehnologije - Whistleblower software
Svjedoci smo sve veće digitalizacije društva i procesa poslovanja, kao i sve veće normiranosti raznih segmenata i privatnog i poslovnog života. U težnji za što većom produktivnosti i brzinom rješavanja problema ili zadataka ponuda digitalnih alata na tržištu raste gotovo iz dana u dan.
Uz tehnološke promjene mijenjaju se i društvene vrijednosti, a s tim promjenama se sve više i češće prepoznaje potreba za njihovom zaštitom i to prvenstveno u vidu regulacije prisilnim propisima. Jedna od posljednjih tako značajnih regulativa je zaštita prijavitelja nepravilnosti koja je središnja tema ove serije članaka. Naime, Europska unija je donošenjem Direktive 2019. prvi puta započela s harmonizacijom neujednačenih nacionalnih propisa koji se, očito, nisu pokazali dovoljno učinkovitima.
Direktivu i obveze koje su njome nametnute poslodavcima prate i nova tehnološka rješenja čiji je cilj olakšati poslodavcima ispunjavanje svih zakonskih obvezi u pogledu vođenja unutarnjeg sustava prijavljivanja nepravilnosti.
Jedno od takvih novijih tehnoloških rješenja je Whistleblower Software, platforma koja poslodavcima osigurava potpunu usklađenost sa svim važećim propisima o zaštiti prijavitelja nepravilnosti. Whistleblower Software funkcionira kao SaaS (software-as-a-service) sustav za prijavu nepravilnosti i zaštitu prijavitelja koji je dostupan online, 0-24 odmah po dovršetku ugovaranja usluge.
Iako sadrži brojne mogućnosti koje omogućavaju potpunu usklađenost sa zakonskim obvezama, Whistleblower Software je jednostavan i intuitivan za korištenje, a poslodavci mogu svoju unutarnju organizaciju poslovanja u samo nekoliko minuta preslikati u korisničko sučelje Whistleblower Softwarea.
Značajna prednost Whistleblower Softwarea je sigurnost budući da je u cijelosti usklađen s propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka, uključujući i s Općom uredbom o zaštiti osobnih podataka (tzv. GDPR Uredba) te je usklađen s važnijim međunarodnim smjernicama koje uspostavljaju najviše standarde sigurnosti, poput ISO 27001 smjernica za sustave upravljanja informacijskom sigurnošću i ISAE 3000 standarda za sigurnost nefinancijskih informacija.
Osim toga, Whsitleblower Software je dizajniran tako da može pomoći poslodavcima da svoj unutarnji sustav prijavljivanja nepravilnosti usklade s ISO 32007:2021 smjernicama zbog čega je njegovim korištenjem olakšana uspostava sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti prema najboljim međunarodnim standardima.
Whistleblower Software je dostupan zaposlenicima, ali i vanjskim suradnicima koji isto tako mogu prijaviti nepravilnosti poslodavcu, putem linka ili QR koda što poslodavcu omogućava da vrlo jednostavno ispuni obvezu da sustav za unutarnje prijavljivanje, kao i informacije o njemu, budu lako dostupni svim osobama iz radnog okruženja, razumljivi i učinkoviti u svrhu poticanja prvenstvenog korištenja sustava unutarnjeg prijavljivanja.
Prijava se može podnijeti online, pisanim ili usmenim putem te omogućava, po želji prijavitelja, potpunu anonimnost čak i u slučaju podnošenja usmene prijave putem Whistleblower Softwarea budući da platforma ima opciju izmjene glasa kako bi se zajamčila potpuna anonimnost prijavitelja. Također, anonimnom prijavitelju sustav omogućava praćenje postupanja s poslanom prijavom, a poslodavcu ispunjenje zakonske obveze da na prijavu (vrlo jednostavno) odgovori i anonimnom prijavitelju.
Whistleblower Software omogućava i trajno spremanje prijava i njihovu sistematizaciju čime se poslodavcima uvelike olakšava trajno vođenje evidencije o zaprimljenim prijavama uz značajne uštede novca, vremena i prostora budući da su sve prijave i dokumenti povezani s prijavama pohranjeni u digitalnom obliku.
Poslodavci prilikom korištenja Whistleblower Softwarea imaju na raspolaganju brojne korisne opcije, uključujući i podsjetnike na rokove u kojima treba poduzeti neku radnju u tijeku postupanja po prijavi, ali im omogućava i personalizaciju platforme prema vlastitim potrebama. Tako su primjerice u platformi već unesene sve važnije kategorije nepravilnosti za koje se prijave mogu podnijeti, no poslodavci mogu slobodno ukloniti ili dodati kategorije koje su specifične za njihovo poslovanje.
U slučaju organizacije s većim brojem zaposlenih i složenijom podjelom rada, Whistleblower Software omogućava i organiziranje sustava prijavljivanja nepravilnosti po odjelima kako bi se prijave mogle zaprimati i rješavati brže i efikasnije.
Drugim riječima, Whistleblower Software je pravo rješenje za jednostavnu i brzu uspostavu kompleksnog sustava unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti koje će poslodavcima uštediti i vrijeme i novac, a istovremeno osigurati maksimalnu moguću razinu usklađenosti s pozitivnim propisima kako u području zaštite zviždača tako i u pogledu zaštite osobnih i povjerljivih podataka.
Dora Stazić, mag. iur.
Više detalja o samom Whistleblower Softwareu možete saznati u nadolazećem webinaru kojeg organizira IUS-INFO u suradnji s Porobija & Špoljarić odvjetničkim društvom te Whistleblower Software Aps, a koji će se održati 31. 1. 2023. Ukoliko pak Whistlebloware Software uslugu želite ugovoriti odmah, to možete učiniti na sljedećem linku https://www.psod.hr/whistleblower/
^ 1 Kako krademo? Istraživanje o prijevarama u poslovanju u Republici Hrvatskoj, 2022.
^ 2 Over $119bn wiped off Facebook's market cap after growth shock, The Guardian, 26.07.2018., dostupno na linku https://www.theguardian.com/technology/2018/jul/26/facebook-market-cap-falls-109bn-dollars-after-growth-shock
